O início da implantação do eSocial para órgãos públicos está próximo, com isso surgem bastante dúvidas. Saiba como se preparar para a implantação.
Você está preparado para a implantação do eSocial na administração pública? O eSocial é um projeto do governo federal que consiste num sistema de coleta de informações trabalhista, previdenciária e tributária, que serão armazenadas num ambiente virtual.
O eSocial foi criado pelo Decreto nº 8.373/2014, a obrigatoriedade começou inicialmente com o empregador doméstico, em 2018 começou para o setor privado, em julho de 2021 começará a implantação na administração pública.
Deste a implantação em 2018, os leiautes sofreram muitas alterações, deixando os empregadores com muitas dúvidas e dificuldade de atender as exigências dos eventos pela sua complexidade.
O governo federal percebeu que era necessário simplificar as exigências da informação e eliminar de imediato algumas obrigações acessórias, e a partir de janeiro de 2020 os empregadores que já estavam obrigados ao eSocial, deixaram de enviar o CAGED e a RAIS, e em novembro de 2020 foi publicado o novo leiaute com simplificação das informações, conhecido como o novo eSocial.
Novo eSocial o que é?
O novo eSocial é uma modernização instituída pela Lei de Liberdade Econômica (Lei 13.874/2019) que determina que o cumprimento da obrigação deve ser feito de forma simplificada, por isso, houve alteração no leiaute, eliminando arquivos que exigia informação que não atendiam o objetivo principal do sistema que é a apuração de tributos, como por exemplo, o arquivo do Exame Toxicológico para Motorista que era exigido até a versão 2.5 do antigo eSocial.
Na nova versão, as informações são aqueles necessárias ao cumprimento da obrigação acessória para a apuração da base de cálculo do tributo, portanto, houve a eliminação de arquivos desnecessários e significativa alteração dos campos de cada evento.
Para o setor público a modernização foi bastante relevante considerando que está obrigado a prestar informação dos servidores estatutários, servidores celetista, servidores comissionados, estagiários e contribuintes individuais.
Como vai funcionar?
O novo eSocial vai funcionar com o envio dos arquivos por meio de aplicativo desenvolvido pelo Serviço de Tecnologia de Informação do Órgão, em que as informações serão armazenadas no ambiente virtual, e serão transmitidas obrigatoriamente pelo uso do certificado digital.
A implantação foi fracionada em fases, de modo que, a 1ª fase será o envio de informações iniciais do órgãos, tabelas de estabelecimento, lotação tributária, tabela de rubricas, processo administrativos/judiciais.
Na 2ª fase informações relativas aos cadastros dos servidores, cadastro de estagiário, afastamentos e cessões de servidores.
Na 3ª fase informações referente a folha de pagamento e a 4ª fase informações de saúde e segurança no trabalho (SST).
Quando Será exigido?
O início da obrigatoriedade do envio dos arquivos do eSocial para o Setor Público será em julho de 2021, obedecendo o seguinte o cronograma:
1ª Fase: 21/07/2021 - Apenas informações relativas aos órgãos, ou seja, cadastros dos empregadores e tabelas.
2ª Fase: 22/11/2021 - Nesta fase, os entes passam a ser obrigados a enviar informações relativas aos servidores e seus vínculos com os órgãos (eventos não periódicos). Ex: admissões, afastamentos e desligamentos.
3ª Fase: 22/04/2022 - Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento (de todo o mês de abril/2022).
4ª Fase: 11/07/2022 - Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde no trabalho (SST).
O Que Eu Preciso Fazer?
Para obter sucesso na implantação e não perder o prazo o órgão deve elaborar um plano de trabalho, definindo procedimentos, entre os quais destacamos:
Definir equipe de trabalho para a implantação do eSocial;
Qualificação Cadastral dos Servidores;
Qualificação Cadastral do Órgãos;
Coleta de informações para atender exigência dos eventos iniciais, periódicos e não periódicos;
Fazer testes no ambiente de produção restrita para saber se há inconsistência no envio dos arquivos;
Definir o responsável pela transmissão dos arquivos.
Qualificação Cadastral do Servidores
A qualificação cadastral dos servidores será exigida para atualização dos dados dos trabalhadores, pode ser que desde o ingresso no serviço público tenha ocorrido mudança de estado civil, nome ou até gênero.
Qualificação Cadastral do Órgão
Nesta qualificação o órgão deve consultar se o Grau de incidência do Risco Ambiental do Trabalho – RAT e Fator Acidentário de Prevenção – FAP estão corretos.
Coleta de informações para atender exigência dos eventos iniciais, periódicos e não periódicos.
A coleta de informações poderá ocorrer pela que já estão cadastradas na base do sistema de gestão de pessoas e de folha de pagamento, no recadastramento de servidores e em outras fontes que possuam as informações.
Fazer testes no ambiente de produção restrita para saber se há inconsistência na informação
Devem ser feitos os envios dos arquivos no ambiente de produção restrita, que é o ambiente de teste, para saber se está tudo correto.
O ambiente de teste é disponibilizado 30 (trinta) dias antes do início da obrigatoriedade.
Definir o responsável pela transmissão dos Eventos
O órgão deverá definir qual a seção será responsável pelo envio do eSocial.
Vimos importantes informações para implantação do eSocial na administração pública.
Agora é com você, crie seu plano de trabalho e comece a implementar.
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